近年、さまざまな場面でDX化が進んでおり、経理を中心としたバックオフィスの業務も例外ではありません。DX化はメリットも大きいものの、初期投資が必要なイメージが強く、中小企業ではコストの負担感から検討すらしないケースもあるかもしれません。
この記事では、経理業務のDX化の具体例と、メリットを解説します。そして、費用面に負担を感じやすい中小企業がDX化を検討する場合の進め方を併せて紹介します。経理業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
経理業務のDX化とは？DX化できる業務の例
DXとはデジタルトランスフォーメーションの略であり、DX化とは主にデジタル技術を利用して業務効率化を図り、業務プロセスの変革を推進することです。単にシステムを導入してIT化を図るだけではなく、業務自体を変革することで組織、そして経営の変革も目指します。
経理業務にはさまざまな業務があります。例えば以下の通りです。
- 請求書の発行、入金管理
- 帳簿への記帳
- 請求書の受領、支払
- 経費精算
これらの業務はつながってはいるものの、独立した業務フローであり、それぞれの業務でDX化を検討できます。
DX化のメリット
DX化のメリットは、主に以下の通りです。
業務効率化が図れる
デジタル技術、例えばシステムを導入して業務を自動化できれば、業務効率化が図れます。
記帳業務をもしすべて手作業で行えば、資料をもとに手で記入し、計算も手計算となるところ、システムを導入すれば入力箇所が限られ、計算や集計は自動で行われます。さらに銀行口座からデータを自動で読み込めれば、原則として金額も入力する必要がなくなります。業務時間や、手作業による間違いを削減でき、効率化が図れるでしょう。
情報を共有して業務の属人化を防げる
情報がシステムの中に蓄積されるため、権限があれば誰でもアクセスができて情報共有が容易になります。
また、システムを導入すると、業務フローがシステムの利用過程に沿ったものに統一され、業務の属人化を防げます。急な退職時など、引継ぎが困難な場合にもスムーズに業務が進められるでしょう。
コストを削減できる
業務効率化により、人件費が削減できる、もしくは人件費を売上に直結するコア業務に注力させ、業績をアップできる可能性があります。
また、DX化でシステム化が進めば、ペーパーレス化も進められます。紙面のコスト、印刷代、保管スペース代やファイルなどの事務用品代を削減できるでしょう。
多様な働き方が実現できる
システムに情報が集約されれば、時間と場所を問わずにアクセスが可能になります。これにより、テレワークや外出先からの作業など、多様な働き方が実現できるでしょう。
中小企業ではDX化をどのように進める？
DX化というと大がかりなシステムの導入を想像しがちですが、紙ではなくスキャンしてデータで保存する、口頭ではなくチャットシステムを利用する、など業務ごとに少しずつ取り入れることも可能です。
システムを導入する場合も、会計システム・販売システム・経費精算システムなど経理の業務フローに直結するものから、電子承認システムや業務日報システムなど日々の業務を効率化するものまでさまざまな種類があります。
DX化を進めるには、どの手段を取り入れるかを決める必要があります。導入までの一般的な流れは以下の通りです。
（1）業務フローを明確にする
現状の経理業務の業務フローを明確にします。業務で必要な書類、携わっている人、行っている業務内容など、細かい点まで棚卸をして、明確にしてみましょう。そしてどの部分でDX化を進めるか検討します。
（2）システムの選定
新しいシステムを導入する場合、コストがかかります。かけられるコストと、得られる効果を比較して検討しましょう。
特に中小企業ではコスト面を見ると躊躇しがちかもしれません。しかし、業務効率化により得られる効果は数値では図りにくい面があります。将来の効果を見据えてDX化を推進することもひとつの案といえますし、すべての業務をDX化するのではなく重要な業務のみに導入し経過を確認するのも効果的です。
現在、要件を満たせばIT導入補助金を活用できます。検討する場合は、補助金制度が廃止される前に早めの対応がおすすめです。
（3）業務フローの変更を周知する
DX化を行うと業務効率化が図れる一方で、今までの業務フローから大きく変化することがほとんどです。
場合によっては慣れるまでに時間がかかる、覚えるのが大変など、抵抗のある従業員の方もいるかもしれません。
スムーズに新しいシステムや制度を導入するためには、すべての従業員に丁寧に変更点を説明し、移行期間中はフォローすることが大切です。
システムを導入して連携するメリット
DX化により業務工程が省力化できるポイントのひとつに、システム間での自動読み込みがあります。
会計システムの場合、銀行取引データやクレジットカードの利用明細データを自動で会計システムに読み込みをすれば、金額を入力しなくても済み、業務の省力化だけでなく入力誤りを防ぐことにもつながります。
これを、たとえば販売管理システムや経費精算システムなど、他のシステムと会計システムで連携できれば、売上のデータや支払いのデータも会計システムに自動で読み込みができ、ひとつの取引が自動で読み込みできる範囲が広がります。システム導入の際には、連携ができるかどうかも、効率化のためのポイントです。
まとめ | できるところからDX化を取り組みましょう
DX化は主に業務効率化を図ることができます。しかし、中小企業では主にコスト面で躊躇するケースもあるかもしれません。
しかし、DX化による業務効率化の効果は、将来数値では図れない効果をもたらすと考えられます。要件を満たせばIT導入補助金を活用できる可能性もあるため、補助金がある今こそ一度検討してみてはいかがでしょうか。ご不明点などがありましたら、一度税理士へ相談することがおすすめです。
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